Glossar
Vorkontierung: Bedeutung im Belegprozess
Der Kontierungsvorschlag zu einem Beleg, bevor ihn eine berechtigte Person prüft und freigibt.
Vorkontierung bezeichnet den Vorschlag, wie ein Beleg gebucht werden soll – erstellt, bevor die Kanzlei die Buchung prüft und freigibt. Klassisch geschah das mit einem Kontierungsstempel auf dem Papierbeleg, heute übernimmt es meist die Software.
Woher ein Vorschlag stammt
- Regel: eine ausdrückliche Vorgabe der Kanzlei, etwa „dieser Lieferant immer auf dieses Konto“.
- Frühere Entscheidungen: wie derselbe Fall beim selben Mandanten zuletzt entschieden wurde.
- KI: eine Einschätzung aus dem Belegtext, wenn keine Regel greift.
Warum sie sich lohnt
Eine gute Vorkontierung nimmt der Bearbeitung die Routine ab: Wiederkehrende Lieferanten landen ohne Nachdenken auf demselben Konto, und Abweichungen fallen auf, weil sie vom Vorschlag abweichen. Wichtig ist dabei, dass der Vorschlag seine Herkunft zeigt – eine Regel der Kanzlei, eine frühere Entscheidung oder eine Einschätzung aus dem Belegtext. Nur so lässt sich beurteilen, wie viel Prüfung ein einzelner Fall noch braucht.
Eine Vorkontierung ist keine Buchung. Sie wird erst durch die Prüfung und Freigabe eines Menschen zur Kontierung und landet danach im Buchungsstapel. Wie Kanzleien Vorschläge vereinheitlichen, steht im Beitrag zu Kontierungsregeln.