Kontierung & Regeln
Kontierungsregeln in der Steuerkanzlei: Lieferant, Belegtext, Mandant
Lieferantenregel, Textregel, Mandanten-Ausnahme: So vereinheitlichen Kanzleien die Kontierung – und behalten bei jedem Vorschlag die Entscheidung.
Die meisten Belege in einer Kanzlei sind Wiederholungen: dieselben Software-Abos, derselbe Hosting-Anbieter, derselbe Mobilfunkvertrag – Monat für Monat. Trotzdem wird oft jeder Beleg einzeln kontiert, und zwei Mitarbeitende entscheiden denselben Fall unterschiedlich. Kontierungsregeln lösen genau das: Die Kanzlei legt einmal fest, wie ein wiederkehrender Fall kontiert wird, und die Software schlägt es beim nächsten Beleg vor.
Dieser Artikel beschreibt, welche Regeltypen sich bewährt haben, in welcher Rangfolge sie greifen sollten und warum eine Regel nie selbst buchen darf.
Welche Regeltypen es gibt
In der Praxis reichen vier Regeltypen für den Großteil der Fälle:
| Regeltyp | Greift, wenn … | Beispiel |
|---|---|---|
| Lieferantenregel | der erkannte Lieferant passt | Hosting-Anbieter → Konto für Internet/Hosting |
| Belegtextregel | ein Stichwort im Belegtext vorkommt | „Mobilfunk“ → Konto für Telefon |
| Lieferant + Text | beides zusammen zutrifft | Anbieter X und „Lizenz“ → Konto für Software |
| Warnregel | ein Hinweis nötig ist, ohne Konto vorzugeben | „Reverse Charge“ → Prüfhinweis |
Die Warnregel wird oft unterschätzt. Sie gibt kein Konto vor, sondern macht auf einen Sachverhalt aufmerksam, der eine bewusste Entscheidung verlangt – etwa eine Leistung aus dem Ausland oder eine Gutschrift.
Welches Konto im Einzelfall richtig ist, hängt vom Kontenrahmen des Mandanten (etwa SKR03 oder SKR04) und von der Hauskonvention der Kanzlei ab. Eine Software sollte deshalb keine festen Konten mitbringen, sondern die Regeln der Kanzlei abbilden.
Kanzleiregel und Mandantenregel
Regeln entstehen auf zwei Ebenen:
- Kanzleiregeln gelten für alle Mandanten. Sie bilden die Hauskonvention ab: „SaaS-Abos auf Konto A, Hosting auf Konto B“.
- Mandantenregeln gelten nur für einen Mandanten und überschreiben die Kanzleiregel. Typischer Fall: Ein Mandant führt ein abweichendes Konto oder hat eine besondere Kostenstruktur.
Wichtig ist, dass die Ausnahme als Ausnahme sichtbar bleibt. Wer die Kanzleiregel für einen Mandanten umbiegt, verliert sonst die einheitliche Linie für alle anderen.
Rangfolge: Regel vor Lernen vor KI
Sobald mehrere Quellen einen Kontovorschlag – eine Vorkontierung – liefern, braucht es eine klare Rangfolge. Bewährt hat sich:
- Mandantenregel – die speziellste Vorgabe gewinnt.
- Kanzleiregel – die Hauskonvention.
- Gelernte Entscheidungen – wie die Kanzlei bei diesem Mandanten und Lieferanten zuletzt entschieden hat.
- KI-Vorschlag – eine Einschätzung aus dem Belegtext, wo nichts anderes greift.
Innerhalb einer Ebene entscheidet eine Priorität, damit bei zwei passenden Regeln nicht der Zufall wählt.
Konflikte anzeigen statt verstecken
Spannend wird es, wenn Quellen sich widersprechen – etwa wenn eine Regel Konto A vorgibt, frühere Entscheidungen aber Konto B zeigen. Hier sollte die Software beide Quellen anzeigen und den Beleg als Abweichung markieren. Stillschweigend eine Seite zu bevorzugen, verschleiert, dass sich entweder die Regel oder die Praxis geändert hat.
Warum Regeln nie selbst buchen sollten
Eine Regel ist schnell angelegt und schnell falsch. Ein Anbieter ändert seinen Leistungsumfang, ein Beleg enthält ausnahmsweise eine Gutschrift, ein Mandant wechselt den Kontenrahmen. Deshalb gilt:
- Eine Regel schlägt vor, sie bucht nicht.
- Der Vorschlag zeigt, welche Regel gegriffen hat.
- Grenzfälle wie Gutschriften, mehrere Steuersätze oder Reverse Charge verlangen eine ausdrückliche Bestätigung oder eine manuelle Kontierung.
- Erst die Freigabe durch einen Menschen macht aus dem Vorschlag eine Buchung.
So bleibt nachvollziehbar, wer was entschieden hat – eine Grundlage für eine saubere Verfahrensdokumentation.
Checkliste für den Start
- Die 20 häufigsten Lieferanten der Kanzlei auflisten und je ein Konto festlegen.
- Die Hauskonvention schriftlich fixieren (zum Beispiel Software, Hosting, Telefon, Werbung).
- Warnregeln für Sachverhalte anlegen, die immer geprüft werden müssen.
- Mandanten mit Abweichungen identifizieren und dort Mandantenregeln anlegen.
- Nach vier Wochen prüfen: Welche Vorschläge wurden korrigiert? Daraus Regeln nachschärfen.
So setzt Mandaxa Kontierungsregeln um
In Mandaxa pflegen Steuerberater und Kanzlei-Admins Regeln unter „Belege → Regeln“ – als Lieferanten-, Belegtext-, kombinierte oder Warnregel, auf Kanzlei- oder Mandantenebene. Die Rangfolge ist fest: Mandantenregel, Kanzleiregel, gelernte Entscheidungen, KI-Vorschlag. Regeln buchen nie; bei Widersprüchen zeigt Mandaxa beide Quellen und markiert die Abweichung. Die Kontierung bestätigt immer ein Mensch.
Aus freigegebenen Buchungen entsteht anschließend ein Stapel im DATEV-Format – wie der aufgebaut ist, erklärt unser Ratgeber zum DATEV-Buchungsstapel (EXTF).
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Kontierungsregel und einem KI-Vorschlag?
Eine Regel ist eine ausdrückliche Vorgabe der Kanzlei, zum Beispiel „Lieferant X immer auf Konto Y“. Ein KI-Vorschlag ist eine Einschätzung aus dem Belegtext. Regeln sind nachvollziehbar und sollten Vorrang haben; der Vorschlag ergänzt, wo keine Regel greift.
Sollten Kontierungsregeln automatisch buchen?
Wir empfehlen es nicht. Eine Regel sollte einen Vorschlag erzeugen und Abweichungen sichtbar machen. Gebucht wird erst, wenn ein Mensch den Vorschlag geprüft und freigegeben hat.
Wie gehe ich mit Ausnahmen für einzelne Mandanten um?
Mit einer Mandantenregel, die die Kanzleiregel für diesen einen Mandanten überschreibt. So bleibt die allgemeine Regel sauber, und die Ausnahme ist dokumentiert.
Dieser Beitrag beschreibt Abläufe und allgemeine Fachinformationen. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.