Stapel und Freigabe
Vom einzelnen Beleg zum abgeschlossenen Zeitraum
Ein Stapel bündelt die geprüften Buchungen eines Mandanten für einen Zeitraum. Er durchläuft feste Zustände – vom Entwurf über die Prüfung und Freigabe bis zur Festschreibung – und jeder Übergang trägt eine Person und einen Zeitpunkt.
- Sechs klar getrennte Zustände statt eines Häkchens „fertig“
- Freigabe nur durch Rollen, die dafür berechtigt sind
- Nach der Festschreibung wird korrigiert, nicht überschrieben
Warum ein Stapel und nicht einfach eine Liste
Eine Liste geprüfter Belege beantwortet nicht die Frage, die am Monatsende zählt: Ist dieser Zeitraum abgeschlossen, und wer hat ihn abgeschlossen?
Ein Stapel beantwortet sie. Er hat einen Mandanten, einen Zeitraum, ein Wirtschaftsjahr und einen Zustand. Solange er im Entwurf ist, kommen Buchungen dazu und fallen wieder heraus. Ist er freigegeben, ist er eine Aussage – und mit der Festschreibung ist er eine Aussage, die niemand mehr unbemerkt ändert.
Die Zustände eines Stapels
| Zustand | Was er bedeutet | Was noch möglich ist |
|---|---|---|
| Entwurf | Der Stapel sammelt Buchungen für Mandant und Zeitraum | Buchungen hinzufügen und entfernen, Angaben ändern |
| Geprüft | Die enthaltenen Buchungen sind fachlich durchgesehen | Korrekturen möglich, Stapel geht zurück in den Entwurf |
| Freigegeben | Eine berechtigte Person hat den Zeitraum abgenommen | Keine stillen Änderungen mehr; Rücknahme ist ein eigener Vorgang |
| Festgeschrieben | Der Inhalt ist eingefroren | Nur noch Korrektur über einen eigenen Korrekturbeleg |
| Exportiert | Aus dem Stapel wurde eine Datei erzeugt | Die Datei ist mit Prüfsumme und Zeitpunkt protokolliert |
| Fehler | Die Prüfung hat einen Grund gefunden, der den Export sperrt | Hinweise abarbeiten, danach erneut prüfen |
Die Zustände stammen aus dem Datenmodell und sind keine Beschreibung eines Wunschablaufs.
Wie ein Zeitraum abgeschlossen wird
Buchungen sammeln
Jede kontierte Buchung eines Mandanten kann in den Stapel für ihren Zeitraum wandern. Ein Beleg gehört zu genau einer Buchung.
Prüfen
Mandaxa prüft Konten, Summen je Zeile, Summe gegen den Beleg, den Steuerfall und offene Hinweise. Was nicht stimmt, sperrt den Stapel statt es zu überspielen.
Grenzfälle bestätigen
Reverse Charge, 0 % und Kleinunternehmerregelung verlangen eine ausdrückliche fachliche Bestätigung. Ohne sie geht der Stapel nicht weiter.
Freigeben
Die Freigabe ist ein eigener Vorgang mit Person und Zeitpunkt – kein Nebeneffekt des Speicherns.
Festschreiben
Der Stapel wird eingefroren. Ab hier ändert niemand mehr eine enthaltene Buchung; Korrekturen laufen über einen eigenen Beleg im nächsten Stapel.
Datei erzeugen
Erst aus einem festgeschriebenen Stapel entsteht die Datei im DATEV-Format, mit Prüfsumme, Größe und Zeilenzahl im Protokoll.
Nach der Festschreibung
Korrigiert wird mit einem Beleg, nicht mit einem Klick
Eine festgeschriebene Buchung nachträglich zu ändern, würde den Sinn der Festschreibung aufheben: Die exportierte Datei und der Datenstand würden auseinanderlaufen, ohne dass es jemand sieht.
Mandaxa lehnt das deshalb ab. Eine Korrektur entsteht als eigener Vorgang – als Gutschrift oder Storno mit Bezug auf die ursprüngliche Buchung. Die ursprüngliche Buchung bleibt unverändert erhalten, und beide zusammen ergeben die korrigierte Lage.
- Storno verweist auf die ursprüngliche Buchung
- Der Betrag bleibt positiv, die Richtung dreht sich über Soll und Haben
- Beide Buchungen bleiben im Bestand und im Protokoll
Grenzen
Was der Stapel nicht tut
- Er bucht nicht in Ihrem Buchhaltungssystem. Mandaxa bereitet Buchungen vor und erzeugt eine Datei. Die Übernahme in Ihre Umgebung machen Sie mit Ihrer eigenen Lizenz.
- Er entscheidet keinen Grenzfall. Bei Reverse Charge, Mischsteuersätzen oder einer Gutschrift fragt Mandaxa nach, statt eine Annahme zu treffen.
- Er füllt Lücken nicht mit Schätzungen. Fehlt ein Steuerschlüssel aus Ihrer eigenen DATEV-Quelle, meldet die Prüfung genau das und der Export bleibt gesperrt. Solange keine geprüften Schlüssel hinterlegt sind, entsteht also keine Datei – ein geratener Schlüssel wäre schlimmer als eine Sperre.
Häufige Fragen zu Stapel und Freigabe
Kann ein Stapel mehrere Mandanten enthalten?
Nein. Ein Stapel gehört zu genau einem Mandanten und einem Zeitraum. Das entspricht der Struktur, die ein Import erwartet, und hält die Verantwortlichkeit eindeutig.
Wer darf freigeben?
Das hängt an der Rolle. Die Freigabe ist den Rollen vorbehalten, die in Ihrer Kanzlei fachlich verantworten, was den Bestand verlässt – üblicherweise Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie die Kanzleileitung.
Lässt sich eine Freigabe zurücknehmen?
Solange der Stapel nicht festgeschrieben ist, ja – als eigener Vorgang, der im Protokoll steht. Nach der Festschreibung läuft jede Änderung über einen Korrekturbeleg.
Was passiert mit einem Beleg, der erst nach der Festschreibung auftaucht?
Er kommt in den nächsten Stapel. Das ist der übliche Weg und der Grund, warum die Festschreibung überhaupt zuverlässig ist.
Sehen Sie den Ablauf an einem vollständigen Zeitraum
In der Demo gehen wir einen Monat komplett durch – vom ersten Beleg über die Freigabe bis zur erzeugten Datei, an synthetischen Daten.