Protokoll
Wer hat was wann entschieden – beantwortbar, nicht rekonstruierbar
Jeder Vorgang, der etwas verändert, hinterlässt einen Eintrag mit Person, Zeitpunkt und Bezug. Nicht als Fließtext in einem Notizfeld, sondern als eigener Datensatz, den niemand nachträglich glattzieht.
- 73 verschiedene protokollierte Vorgangsarten im Produktivcode
- Von der Anmeldung bis zur Festschreibung des Stapels
- Auch Verweigerungen und Widerrufe stehen darin, nicht nur Erfolge
Nachvollziehbarkeit ist keine Frage des Vertrauens
Eine Kanzlei muss auch Monate später sagen können, auf welcher Grundlage eine Buchung entstanden ist. Nicht weil jemandem misstraut wird, sondern weil Erinnerung kein Beleg ist.
Deshalb reicht es nicht, den letzten Bearbeiter an einem Datensatz zu speichern. Interessant ist die Kette: Wer hat den Beleg hochgeladen, wer hat den Vorschlag angenommen oder korrigiert, wer hat die Buchung freigegeben, wer den Stapel festgeschrieben – und wann jeweils.
Was protokolliert wird
| Bereich | Beispiele für Einträge |
|---|---|
| Anmeldung | erfolgreiche Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldung, Abmeldung |
| Dokumente | hochgeladen, heruntergeladen, gelöscht |
| Belege | Status geändert, Kopfdaten geändert, kontiert, Extraktion angesehen, erkannter Text gelöscht |
| Kontierung | Buchung gespeichert, geprüft, storniert, Exportstatus geändert |
| Regeln und Stammdaten | Regel angelegt oder geändert, Konto angelegt oder geändert, Konten importiert, Kreditor angelegt oder geändert |
| Export | Stapel angelegt, Stapelstatus geändert, Export erstellt |
| KI | Einwilligung erteilt, Einwilligung widerrufen, Auftrag angefordert, abgeschlossen oder abgebrochen, Vorschlag angenommen, korrigiert oder verworfen |
| Verwaltung | Kanzlei-Funktionen geändert, Einladung angenommen, Zwei-Faktor-Vorgänge |
Die Liste stammt aus dem Produktivcode, nicht aus einer Produktbroschüre. Insgesamt sind es 73 unterschiedliche Vorgangsarten.
Herkunft einer Kontierung
An jeder Buchung steht, woraus sie entstanden ist
Mandaxa speichert zu jeder Kontierung nicht nur das Konto, sondern die Quelle: Kam sie aus einer Regel, aus einer früheren Entscheidung derselben Kanzlei, aus einem KI-Vorschlag oder von Hand?
Das ist der Unterschied zwischen einer Software, die etwas vorschlägt, und einer, die Entscheidungen verschleiert. Wer später fragt „Warum steht hier 4930?“, bekommt eine Antwort aus dem Datensatz und nicht aus dem Gedächtnis.
- Quelle je Kontierung – Regel, frühere Entscheidung, KI oder manuell
- Steuerfall mit eigener Herkunft (Belegtext, KI oder Mensch)
- Geprüft von, geprüft am und die ausdrückliche fachliche Bestätigung bei Grenzfällen
Was wir nicht behaupten
Drei Formulierungen, die Sie hier nicht finden
Beim Thema Protokoll wird viel versprochen. Wir grenzen ab.
- Nicht „manipulationssicher“. Das Protokoll wird von der Anwendung geschrieben und in derselben Datenbank gehalten. Wer Administrationsrechte auf der Datenbank hat, kann es technisch verändern. Alles andere zu behaupten wäre falsch.
- Nicht „revisionssicher“ im Rechtssinn. Revisionssicherheit ist ein rechtlich geprägter Begriff mit Anforderungen an Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Ob Ihr Gesamtprozess sie erfüllt, entscheidet nicht eine Software allein.
- Nicht „GoBD-zertifiziert“. Eine solche Zertifizierung gibt es für Software in dieser Form nicht. Mandaxa liefert Bausteine für eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation; die Dokumentation selbst führt die Kanzlei.
Häufige Fragen zum Protokoll
Wer kann das Protokoll einsehen?
Die Einträge gehören zur jeweiligen Kanzlei und sind innerhalb der Kanzlei einsehbar. Andere Kanzleien sehen sie nicht, und der Plattformadmin kommt an Fachdaten nicht heran.
Wie lange bleiben Einträge erhalten?
Protokolleinträge bleiben erhalten; die automatische Datenhygiene räumt abgelaufene Sitzungen, Reset-Token, Einladungen und erledigte Mailzeilen auf – Fachdaten und Protokoll bleiben dabei unberührt.
Stehen personenbezogene Inhalte im Protokoll?
Es steht darin, wer wann welchen Vorgang ausgelöst hat, und der Bezug zum betroffenen Datensatz. Belegtexte oder Nachrichteninhalte werden nicht in das Protokoll kopiert.
Hilft das bei einer Betriebsprüfung?
Es liefert Belege dafür, wie eine Buchung in Mandaxa entstanden ist. Was eine Prüfung im Einzelfall verlangt, entscheidet die Prüfung – das können wir nicht zusagen.
Schauen Sie sich eine Belegkette von Anfang bis Ende an
In der Demo verfolgen wir einen synthetischen Beleg vom Upload bis zur Festschreibung und lesen das Protokoll dazu mit.