Belegverarbeitung
Belege digital verarbeiten – vom Eingang bis zur geprüften Kontierung
Ein Eingang, ein Status, eine Historie. Mandaxa bündelt Belege aus Kanzlei und Mandantenportal, liest sie aus und bereitet die Kontierung vor – ohne selbst zu buchen.
Ablauf
Der Belegweg in Mandaxa
Eingang
Kanzlei oder Mandant lädt Belege hoch. Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG, TIFF und Office-Formate; jede Datei bekommt eine Prüfsumme, mit der Mandaxa Dubletten je Mandant erkennt.
Texterkennung
Enthält die Datei eine Textebene, wird sie direkt gelesen. Scans und Fotos laufen durch eine lokale Texterkennung – ohne externen Dienst und ohne dass die Datei das System verlässt.
Kopfdaten und Vorschlag
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto werden vorgeschlagen. Das Konto kommt aus Regeln, früheren Entscheidungen oder – nach Freigabe – aus der KI.
Prüfung
Mandaxa rechnet Summen gegen, meldet Abweichungen und markiert Grenzfälle. Fehlende Pflichtangaben blockieren die Freigabe.
Freigabe
Steuerberater oder Kanzlei-Admin geben frei. Jede spätere Änderung setzt Prüfung und Freigabe zurück.
Status statt Suchen
Jeder Beleg hat einen Zustand
Die Statuskette macht sichtbar, wo ein Beleg steht: hochgeladen, in Prüfung, erkannt, kontiert, exportbereit oder zurückgewiesen. Rücknahme und Wiedereröffnen sind möglich, solange nichts festgeschrieben wurde – mit Grund und Protokoll.
- Filter nach Mandant, Status, Zeitraum und Lieferant
- Historie je Beleg mit Zeitpunkt, Person und Aktion
- Zurückweisen mit Begründung statt stillem Löschen
- Mandanten sehen im Portal einen vereinfachten Status ohne Konten und Beträge
Grenzfälle, die Mandaxa aktiv meldet
Diese Fälle sind fachlich heikel. Mandaxa entscheidet sie nicht selbst.
| Fall | Verhalten von Mandaxa |
|---|---|
| Gutschrift oder Storno | gesperrt – Übernahme eines Vorschlags nicht möglich, manuelle Kontierung bleibt offen |
| Mehrere Steuersätze auf einem Beleg | gesperrt für die Übernahme; abbildbar über mehrere Buchungszeilen |
| Reverse Charge, 0 % oder § 19 | Übernahme nur mit ausdrücklicher Bestätigung |
| Anweisungen im Belegtext erkannt | Hinweis am Vorschlag, Konfidenz wird gesenkt |
| Summen passen nicht zusammen | Beträge werden nicht übernommen, Meldung am Beleg |
| Datei bereits vorhanden | Upload wird als Dublette abgelehnt |
Was dabei nicht passiert
- Keine automatische Buchung. Auch ein Vorschlag mit hoher Konfidenz wird erst durch einen Klick eines Menschen zur Kontierung.
- Kein stilles Löschen. Dokumente werden markiert statt entfernt; die Historie bleibt erhalten.
- Keine Belegdatei an Dritte. Die Texterkennung läuft lokal. Nur wenn Sie externe KI freigeben, wird gekürzter, geschwärzter Text übertragen.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate kann Mandaxa lesen?
PDF mit Textebene wird direkt ausgelesen. Scans und Fotos (JPEG, PNG, TIFF) sowie PDF ohne Textebene laufen durch die lokale Texterkennung. Office-Dateien lassen sich ablegen, werden aber nicht automatisch ausgelesen.
Können Mandanten selbst Belege hochladen?
Ja, über das Mandantenportal. Sie sehen dort einen vereinfachten Status, aber keine Konten und keine Beträge aus der Kontierung.
Was passiert bei einer doppelt hochgeladenen Rechnung?
Mandaxa bildet je Datei eine Prüfsumme und erkennt Dubletten innerhalb desselben Mandanten. Der zweite Upload wird abgelehnt, statt einen zweiten Beleg anzulegen.
Wie lange dauert die Texterkennung?
PDF mit Textebene ist in Sekundenbruchteilen gelesen. Für Scans und Fotos läuft die Erkennung als Hintergrundjob; typisch sind wenige Sekunden je Seite. Der Beleg bleibt währenddessen bearbeitbar.
Belegweg gemeinsam durchgehen
Wir schauen uns Ihren heutigen Eingang an und zeigen, wie er in Mandaxa aussieht – an synthetischen Belegen.