Kontierungsregeln
Ihre Hauskonvention – für jeden Beleg hinterlegt
Wiederkehrende Fälle einmal festlegen statt jeden Monat neu entscheiden. Regeln prüfen jeden KI-Vorschlag, machen Abweichungen sichtbar und buchen nie selbst.
Vier Regeltypen
Mehr braucht es in der Praxis selten.
| Regeltyp | Greift, wenn … | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| Lieferantenregel | der erkannte Lieferant passt | Hosting-Anbieter → Konto für Internetkosten |
| Belegtextregel | ein Stichwort im Belegtext vorkommt | „Mobilfunk“ → Konto für Telefon |
| Lieferant und Text | beides zusammen zutrifft | Anbieter X und „Lizenz“ → Konto für Software |
| Warnregel | ein Sachverhalt geprüft werden muss | „Reverse Charge“ → Prüfhinweis ohne Kontovorgabe |
Zwei Ebenen
Kanzleiregel und Mandanten-Ausnahme
Kanzleiregeln gelten für alle Mandanten und bilden Ihre Hauskonvention ab. Mandantenregeln überschreiben sie für einen einzelnen Mandanten – die Ausnahme bleibt als Ausnahme sichtbar, statt die allgemeine Regel zu verbiegen.
- Feste Rangfolge – die Mandantenregel geht der Kanzleiregel vor, danach zählen frühere Entscheidungen
- Priorität innerhalb einer Ebene, damit bei zwei Treffern nicht der Zufall entscheidet
- Bei Widerspruch zeigt Mandaxa beide Quellen und markiert die Abweichung
- Pflege durch Steuerberater und Kanzlei-Admins; Mitarbeitende sehen die Regeln
Grundsätze
- Regeln prüfen. Eine Regel setzt nie selbst eine Buchung. Sie bestätigt das Konto eines Vorschlags oder markiert die Abweichung.
- Keine mitgelieferten Konten. Mandaxa bringt keine Kontenrahmen-Vorgaben mit. Sie importieren Ihre Kontenliste und legen die Regeln fest.
- Abweichungen bleiben sichtbar. Widerspricht eine Regel früheren Entscheidungen, wird das am Beleg vermerkt statt stillschweigend aufgelöst.
- Grenzfälle bleiben gesperrt. Auch eine passende Regel hebelt den Schutz bei Gutschriften oder mehreren Steuersätzen nicht aus.
Häufige Fragen
Wie viele Regeln brauche ich am Anfang?
Für den Anfang genügen Regeln für die häufigsten Lieferanten und Kostenarten. Weitere legen Sie an, wenn sich in den Korrekturen Ihres Teams ein Muster zeigt.
Was passiert, wenn sich eine Regel als falsch erweist?
Sie ändern oder deaktivieren die Regel. Bereits kontierte Belege bleiben unverändert – Mandaxa schreibt nichts rückwirkend um.
Unterscheiden sich Regeln je Kontenrahmen?
Regeln verweisen auf Konten aus Ihrer importierten Kontenliste. Arbeiten Mandanten mit unterschiedlichen Kontenrahmen, bilden Sie das über Mandantenregeln ab.
Ersetzen Regeln die KI?
Nein. Regeln sind Ihre Vorgabe, an der ein KI-Vorschlag gemessen wird – passt er, bestätigt die Regel das Konto; weicht er ab, markiert Mandaxa die Abweichung, und Ihr Team entscheidet. Ohne externe KI kontiert Ihr Team selbst.
Regeln an Ihren Fällen aufsetzen
Bringen Sie Ihre häufigsten Lieferanten mit – wir zeigen, wie die Regeln dafür aussehen.