Benutzer einladen
Neue Mitarbeitende bekommen eine Einladung per E-Mail und setzen ihr Passwort selbst. Zugangsdaten werden nie weitergereicht.
Benutzer und Rollen
Jeder sieht, was er für seine Arbeit braucht – und nichts darüber hinaus
Mandaxa trennt Kanzleileitung, Berufsträger, Mitarbeitende und Mandanten. Die Trennung wirkt im Server bei jeder einzelnen Anfrage, nicht als ausgeblendeter Menüpunkt in der Oberfläche.
- Vier Rollen in der Kanzlei, eine eigene Rolle für Mandanten
- Einladung per E-Mail statt weitergereichter Zugangsdaten
- Zwei-Faktor-Anmeldung für Kanzlei-Admins mit Wiederherstellungscodes
Ausblenden ist kein Schutz
Viele Anwendungen verstecken Menüpunkte, die eine Rolle nicht braucht, und nennen das ein Rechtekonzept. Das schützt aber nur vor Versehen, nicht vor Absicht: Wer die Adresse kennt, ruft die Seite trotzdem auf.
In Mandaxa prüft der Server bei jeder Anfrage, zu welcher Kanzlei die anfragende Person gehört und ob ihre Rolle die Aktion darf. Eine Anfrage, die diese Prüfung nicht besteht, wird abgelehnt – unabhängig davon, was die Oberfläche anzeigt.
Die Rollen im Überblick
| Rolle | Sieht | Bearbeitet | Sieht nicht |
|---|---|---|---|
| Kanzlei-Admin | alles in der eigenen Kanzlei | Einstellungen, Branding, Benutzer und Rollen, alle Fachmodule | andere Kanzleien, Plattformverwaltung |
| Steuerberater/in | alle Mandanten der Kanzlei | Fachmodule, Kontierung, Freigabe von Buchungen und Stapeln | Benutzerverwaltung und Kanzleieinstellungen |
| Mitarbeitende | alle Mandanten der Kanzlei | Fachmodule nach Rechtevergabe, Belegvorbereitung | Einstellungen; Freigaben je nach Rechtevergabe |
| Mandant | nur die eigenen Unterlagen | eigene Belege hochladen, auf Rückfragen antworten | andere Mandanten, interne Notizen, Kontierung |
| Plattformadmin (Pixup) | Liste der Kanzleien, Pakete, Status | Kanzleien anlegen, Pakete und Grenzen setzen | Mandanten, Belege, Dokumente und Kalender der Kanzleien |
Der Plattformadmin wird an den Fachdaten-Adressen ausdrücklich abgewiesen. Das ist kein Versprechen, sondern eine eigene Prüfung im Code.
Was der Kanzlei-Admin steuert
Rollen vergeben
Jede Person bekommt genau eine Rolle. Ändert sich die Aufgabe, ändert sich die Rolle – nicht das Passwort.
Zugänge beenden
Wer die Kanzlei verlässt, wird deaktiviert. Ein bereits ausgestelltes Zugangstoken verliert damit sofort seine Wirkung.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Für Kanzlei-Admins verfügbar, mit zehn Wiederherstellungscodes, von denen nur Prüfwerte gespeichert werden.
Mandantenzuordnung
Welche Mandanten in der Kanzlei geführt werden, entscheidet die Kanzlei. Mandanten sehen ausschließlich ihren eigenen Bestand.
Portalzugänge
Mandanten bekommen einen eigenen Zugang zum Portal – getrennt von allem, was intern in der Kanzlei passiert.
Mandantentrennung
Zwei Kanzleien auf derselben Plattform sehen nichts voneinander
Mandaxa ist eine Plattform, auf der mehrere Kanzleien arbeiten. Die Trennung dazwischen ist keine Konvention, sondern Teil jeder Abfrage: Jeder Datensatz trägt seine Kanzlei, und jede Abfrage filtert darauf.
Auch der Plattformadmin – also wir als Betreiber – kommt an die Fachdaten einer Kanzlei nicht heran. Ein Support-Zugriff müsste ausdrücklich, befristet und protokolliert freigegeben werden; diesen Weg gibt es heute nicht, und wir behaupten ihn deshalb auch nicht.
- Jede Anfrage prüft die Zugehörigkeit zur Kanzlei
- Der Plattformadmin wird an Fachdaten-Adressen abgewiesen
- Rollen und Rechte sind in Server und Oberfläche dieselbe Quelle
Häufige Fragen zu Benutzern und Rollen
Können wir eigene Rollen definieren?
Nein. Es gibt vier feste Rollen in der Kanzlei und eine für Mandanten. Frei definierbare Rollen klingen flexibel, führen in der Praxis aber zu Rechtebildern, die niemand mehr überblickt.
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Nein, sie ist verfügbar und wird empfohlen, aber nicht erzwungen. Das sagen wir offen, weil eine erzwungene Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Rollen etwas anderes wäre als eine verfügbare.
Was passiert, wenn jemand seine Wiederherstellungscodes verbraucht hat?
Der Kontoinhaber erzeugt mit gültigem Code einen neuen Satz; der alte verfällt dabei vollständig. Als zweite Linie kann ein Kanzlei-Admin die Zwei-Faktor-Anmeldung für andere Konten zurücksetzen.
Sehen Mitarbeitende die Mandanten anderer Kanzleien?
Nein. Eine Anfrage außerhalb der eigenen Kanzlei wird serverseitig abgelehnt, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet.
Rechte einmal durchsprechen, bevor Sie loslegen
In der Demo gehen wir Ihre Aufgabenverteilung durch und ordnen sie den Rollen zu – das ist erfahrungsgemäß die Entscheidung, die man später am ungernsten korrigiert.