Texterkennung
Belegdaten lesen, statt sie abzutippen
Mandaxa liest aus jedem Beleg die Felder heraus, die Sie für die Kontierung brauchen – und zeigt Ihnen, woher jeder Wert stammt. Die Erkennung läuft auf dem Mandaxa-Server; für sie verlässt kein Beleg das System.
- PDF mit Textebene ohne Bildverarbeitung, Scans und Fotos über Texterkennung
- Belegdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Netto, Steuer und Brutto
- Jeder erkannte Wert bleibt änderbar – nichts wird stillschweigend übernommen
Das Problem ist nicht das Tippen, sondern das Prüfen
Eine Kanzlei, die Belege abtippt, verliert Zeit. Eine Kanzlei, die Belege blind aus einer Erkennung übernimmt, verliert mehr: Ein falsch gelesenes Datum landet im falschen Zeitraum, ein falsch gelesener Betrag stimmt nicht mit der Rechnung überein, und beides fällt erst bei der Abstimmung auf.
Deshalb ist die Texterkennung in Mandaxa kein Automat, sondern ein Vorbereiter. Sie füllt die Felder, markiert, was sie nicht sicher lesen konnte, und überlässt die Bestätigung einem Menschen.
Was beim Hochladen passiert
Datei prüfen
Mandaxa nimmt PDF, JPEG, PNG und TIFF an. Über eine Prüfsumme erkennt das System, ob dieselbe Datei für denselben Mandanten schon einmal hochgeladen wurde, und lehnt die Dublette ab.
Textebene zuerst
Hat ein PDF bereits eine Textebene – wie fast jede maschinell erzeugte Rechnung –, wird sie direkt gelesen. Das ist schneller und genauer als jede Bildverarbeitung.
Texterkennung für Scans
Nur wenn keine Textebene vorhanden ist, läuft die Texterkennung über das Bild. Sie läuft als Hintergrundauftrag, damit der Upload nicht blockiert.
Felder zuordnen
Aus dem Text werden Belegdatum, Rechnungsnummer, Lieferant, Netto, Steuerbetrag, Bruttobetrag und Steuersatz bestimmt.
Prüfen und ergänzen
Sie sehen die erkannten Werte neben dem Beleg, korrigieren, was nicht stimmt, und ergänzen, was fehlt. Erst danach geht der Beleg weiter.
Wo die Erkennung läuft
Auf dem eigenen Server, nicht bei einem Fremddienst
Die Texterkennung ist Teil von Mandaxa und läuft auf demselben Server wie die Anwendung, in Deutschland. Für das Lesen eines Belegs wird nichts an einen externen Dienst übertragen – weder das Belegbild noch der erkannte Text.
Das ist der Unterschied zu einer KI-gestützten Kontierung: Dort geht auf ausdrückliche Einwilligung der Kanzlei Text an einen externen Anbieter. Die reine Texterkennung braucht das nicht und tut es nicht.
- Kein externer Dienst für das Lesen des Belegs
- Der erkannte Text lässt sich einzeln wieder löschen
- Jeder Zugriff auf die Erkennung steht im Protokoll
Welche Felder Mandaxa liest
| Feld | Woraus | Was passiert, wenn es fehlt |
|---|---|---|
| Belegdatum | Datumsangaben im Belegkopf | Pflichtfeld für den Export – Sie tragen es nach |
| Rechnungsnummer | Belegnummer, Rechnungsnummer, Beleg-Nr. | wird als Belegfeld im Stapel leer gelassen |
| Lieferant | Absenderblock und Kopfzeile | Kreditorenzuordnung entfällt, Kontierung bleibt manuell möglich |
| Netto, Steuer, Brutto | Summenblock am Belegende | Pflichtangaben für die Buchung – Sie tragen sie nach |
| Steuersatz | Prozentangaben im Summenblock | Mandaxa fragt den Steuerfall ab, statt ihn zu raten |
| Währung | Währungszeichen und -kürzel | Standard ist Euro |
Mandaxa markiert Felder, die es nicht sicher lesen konnte, als offen, statt einen Wert zu erfinden.
Grenzen
Wo die Texterkennung an ihre Grenze kommt
Keine Erkennung liest alles. Wir sagen, was regelmäßig Handarbeit bleibt.
- Handschrift. Handschriftliche Belege und Quittungen mit Kugelschreiber liest Mandaxa nicht zuverlässig. Sie erfassen die Werte selbst; der Beleg bleibt trotzdem sauber abgelegt.
- Sehr schlechte Fotos. Schiefe, unscharfe oder stark beschnittene Fotos liefern unbrauchbare Ergebnisse. Ein kurzer Hinweis an den Mandanten im Portal ist meist schneller als jede Nachbearbeitung.
- Mehrere Belege auf einem Bild. Ein Foto mit drei Kassenbons darauf wird als ein Beleg behandelt. Mandaxa trennt das nicht automatisch.
- Ungewöhnliche Rechnungslayouts. Bei Layouts, die den Summenblock ungewöhnlich anordnen, kann die Zuordnung danebenliegen. Deshalb steht jeder Wert neben dem Beleg und nicht nur in einem Formular.
Häufige Fragen zur Texterkennung
Braucht die Texterkennung eine Einwilligung des Mandanten?
Für die Texterkennung selbst nicht, weil sie den Beleg nicht an Dritte überträgt. Eine Einwilligung braucht erst die optionale KI-gestützte Kontierung, bei der Text an einen externen Anbieter geht.
Wie lange dauert die Erkennung?
Ein PDF mit Textebene ist praktisch sofort fertig. Ein Scan läuft als Hintergrundauftrag; Sie können in der Zwischenzeit weiterarbeiten, der Beleg erscheint danach mit Status „Erkannt“.
Kann ich den erkannten Text wieder löschen?
Ja. Der erkannte Text lässt sich je Beleg löschen, ohne den Beleg selbst zu entfernen. Der Vorgang wird protokolliert.
Werden die Werte automatisch in die Buchung übernommen?
Nein. Die erkannten Werte füllen die Felder vor. Eine Buchung entsteht erst, wenn eine berechtigte Person sie bestätigt.
Sehen Sie es an Ihren eigenen Belegarten
In der Demo zeigen wir die Erkennung an synthetischen Belegen – und besprechen, welche Belegarten in Ihrer Kanzlei erfahrungsgemäß Handarbeit bleiben.