KI mit Kontrolle
Kontierungsvorschläge mit KI – die Entscheidung bleibt in der Kanzlei
Mandaxa schlägt ein Konto vor, nennt die Quelle des Vorschlags und macht Unsicherheiten sichtbar. Gebucht wird erst, wenn eine berechtigte Person zustimmt.
- Rangfolge: Mandantenregel, Kanzleiregel, frühere Entscheidungen, dann KI
- Konfidenz und Hinweise stehen am Vorschlag
- Externe KI nur nach Einwilligung des Kanzlei-Admins, jederzeit widerrufbar
So entsteht ein Vorschlag
Vier Quellen, eine klare Reihenfolge
Mandantenregel
Die speziellste Vorgabe gewinnt. Beispiel: Dieser Mandant führt Hostingkosten auf einem abweichenden Konto.
Kanzleiregel
Ihre Hauskonvention für alle Mandanten, etwa „Software-Abos immer auf dasselbe Konto“.
Frühere Entscheidungen
Bestätigte Kontierungen desselben Mandanten fließen verdichtet ein – normalisierter Lieferant, Konto, Häufigkeit. Ohne Beträge.
KI-Vorschlag
Greift nichts davon, wertet die KI den gekürzten Belegtext aus und schlägt Konto, Beträge und Steuerfall vor – mit Konfidenzwert.
Datenschutz
Was übertragen wird – und was nicht
Externe KI ist in Mandaxa abschaltbar und einwilligungspflichtig. Erst wenn der Kanzlei-Admin ausdrücklich einwilligt, wird überhaupt etwas übertragen. Der Anbieter wird im Einwilligungstext benannt, der Widerruf ist jederzeit möglich und wirkt sofort serverseitig.
- Übertragen wird: gekürzter Belegtext, Kopfdaten und Ihre Kontenliste
- Nicht übertragen wird: die Belegdatei selbst
- Vor der Übertragung werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, USt-IdNr., Steuernummern und bezeichnete Namen geschwärzt, soweit sie technisch erkennbar sind
- Der erkannte Text lässt sich jederzeit löschen; ein Tageslimit begrenzt Aufrufe und Kosten
Wo Mandaxa bremst
Nicht jeder Fall eignet sich für einen Vorschlag. Diese Einstufung wird bei jedem Beleg neu abgeleitet.
| Einstufung | Beispiele | Folge |
|---|---|---|
| Nicht abbildbar | Gutschrift, Storno, mehrere Steuersätze, gemeldete Anweisung im Belegtext | Übernahme gesperrt, manuelle Kontierung bleibt möglich, kein Lernsignal |
| Prüfung erforderlich | Reverse Charge, 0 %, § 19, Datenlücken, Anweisungsverdacht | Übernahme nur mit ausdrücklicher Bestätigung |
| Normal | Inlandsrechnung mit einem Steuersatz, Summen stimmig | Vorschlag wird regulär angeboten |
Ehrliche Einordnung
- Konfidenz ist kein Beweis. Ein hoher Wert heißt nur, dass das Modell sicher wirkt. Die fachliche Prüfung ersetzt er nicht.
- Die Schwärzung hat Grenzen. Anschriften und unbezeichnete Namen erkennt sie nicht zuverlässig. Wir behaupten keine vollständige Anonymisierung.
- Lernen heißt Wiedererkennen. Mandaxa lernt aus bestätigten Entscheidungen Ihrer Kanzlei – nicht aus fremden Mandaten, nicht aus Beträgen.
- Kein Training beim Anbieter. Die Übertragung erfolgt ohne Speicherung zu Trainingszwecken laut Anbieter; Mandaxa selbst speichert keinen Belegtext beim Anbieter.
Häufige Fragen
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Ein Vorschlag ändert weder Status noch Konto. Erst wenn eine berechtigte Person ihn annimmt oder korrigiert, entsteht eine Kontierung.
Welcher Anbieter steckt dahinter?
Mandaxa nutzt für den optionalen Vorschlag die API eines externen Sprachmodell-Anbieters. Der konkrete Anbieter steht im Einwilligungstext, dem der Kanzlei-Admin vor der ersten Nutzung zustimmen muss.
Kann ich die KI komplett ausschalten?
Ja. Ohne Einwilligung findet keine Übertragung statt. Zusätzlich lässt sich die Funktion je Kanzlei sperren; Mandaxa bleibt mit Regeln und manueller Kontierung voll nutzbar.
Was kostet ein KI-Vorschlag?
Die Kosten hängen vom Umfang des Belegtexts ab und werden je Vorgang erfasst. In unseren Messungen mit synthetischen Belegen lagen sie im Bereich von Bruchteilen eines Cents pro Beleg. Ein Tageslimit begrenzt Menge und Kosten.
Lernt Mandaxa aus Korrekturen?
Ja. Jede bestätigte oder korrigierte Kontierung wird als Lernsignal gespeichert – mit Mandant, normalisiertem Lieferanten und Konto, ohne Beträge. Diese Entscheidungen fließen verdichtet in spätere Vorschläge ein.
KI im eigenen Fall beurteilen
In der Demo zeigen wir einen Vorschlag samt Konfidenz, Quelle und Schwärzung an einem synthetischen Beleg.