KI mit Kontrolle
Kontierungsvorschläge mit KI – die Entscheidung bleibt in der Kanzlei
Die KI schlägt Konto, Beträge und Steuerfall vor – mit Konfidenz und Begründung. Mandaxa gleicht den Vorschlag mit Ihren Kanzleiregeln und früheren Entscheidungen ab und macht Abweichungen sichtbar. Übernommen wird erst, wenn eine berechtigte Person zustimmt.
- Abgleich mit Mandantenregel, Kanzleiregel und früheren Entscheidungen
- Konfidenz und Hinweise stehen am Vorschlag
- Externe KI (OpenAI) nur im Demozugang mit synthetischen Beispielbelegen
Heute so verfügbar
In einem Demozugang mit synthetischen Beispielbelegen sehen Sie echte KI-Vorschläge von OpenAI – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz und Sachkonto, mit Konfidenz und Begründung. Übernehmen, korrigieren oder verwerfen entscheidet ein Mensch; nichts wird automatisch gebucht oder exportiert.
Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet. Dort entsteht kein Kontovorschlag: Ihr Team kontiert mit der Kontenliste der Kanzlei, den Steuerfall leitet Mandaxa aus dem Belegtext ab. Die Texterkennung läuft auf unserem eigenen Server und funktioniert ohne externe KI.
So wird ein Vorschlag geprüft
Ein KI-Vorschlag, drei Prüfsteine aus Ihrer Kanzlei
KI-Vorschlag
Die KI wertet den gekürzten Belegtext aus und schlägt Konto, Beträge und Steuerfall vor – mit Konfidenzwert und Begründung. Heute nur im Demozugang.
Mandantenregel
Die speziellste Vorgabe zählt zuerst. Beispiel: Dieser Mandant führt Hostingkosten auf einem abweichenden Konto – weicht der Vorschlag ab, markiert Mandaxa das.
Kanzleiregel
Ihre Hauskonvention für alle Mandanten, etwa „Software-Abos immer auf dasselbe Konto“. Passt der Vorschlag, bestätigt die Regel das Konto.
Frühere Entscheidungen
Hat Ihr Team bei diesem Mandanten und Lieferanten schon kontiert, zeigt Mandaxa, ob der Vorschlag zum bisherigen Konto passt. Ohne Beträge.
Datenschutz
Was übertragen wird – und was nicht
Externe KI ist in Mandaxa je Kanzlei freizuschalten und abschaltbar. Freigeschaltet ist sie heute nur in Demozugängen: Dort gehen ausschließlich unsere synthetischen Beispielbelege an OpenAI. Selbst hochgeladene Dateien werden auch im Demozugang nur auf unserem Server ausgelesen. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet.
- Übertragen wird im Demozugang: erkannter, gekürzter Text der synthetischen Beispielbelege, fester Dateiname, Beispiel-Kontenliste
- Nicht übertragen wird: die Datei selbst, Ihre Eingaben und selbst hochgeladene Dateien
- Vor der Übertragung werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, USt-IdNr., Steuernummern und bezeichnete Namen geschwärzt, soweit sie technisch erkennbar sind
- Der erkannte Text lässt sich jederzeit löschen; ein Tageslimit begrenzt Aufrufe und Kosten
Wo Mandaxa bremst
Nicht jeder Fall eignet sich für einen Vorschlag. Diese Einstufung wird bei jedem Beleg neu abgeleitet.
| Einstufung | Beispiele | Folge |
|---|---|---|
| Nicht abbildbar | Gutschrift, Storno, mehrere Steuersätze, gemeldete Anweisung im Belegtext | Übernahme gesperrt, manuelle Kontierung bleibt möglich, kein Lernsignal |
| Prüfung erforderlich | Reverse Charge, 0 %, § 19, Datenlücken, Anweisungsverdacht | Übernahme nur mit ausdrücklicher Bestätigung |
| Normal | Inlandsrechnung mit einem Steuersatz, Summen stimmig | Vorschlag wird regulär angeboten |
Ehrliche Einordnung
- Konfidenz ist kein Beweis. Ein hoher Wert heißt nur, dass das Modell sicher wirkt. Die fachliche Prüfung ersetzt er nicht.
- Die Schwärzung hat Grenzen. Anschriften und unbezeichnete Namen erkennt sie nicht zuverlässig. Wir behaupten keine vollständige Anonymisierung.
- Lernen heißt Wiedererkennen. Mandaxa merkt sich bestätigte Entscheidungen Ihrer Kanzlei und zeigt, ob ein Vorschlag dazu passt – nicht aus fremden Mandaten, nicht aus Beträgen.
- Kein Training mit den Anfragen. Laut OpenAI werden Daten aus der API ohne gesonderte Zustimmung nicht zum Training verwendet; eine solche Zustimmung haben wir nicht erteilt.
- Keine Null-Speicherung. Unabhängig davon hält OpenAI nach eigenen Angaben Protokolle zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage vor, länger bei gesetzlicher Pflicht. Wir senden Anfragen ohne Ablage im Anbieterkonto; eine „Zero Data Retention“ ist nicht vereinbart.
Häufige Fragen
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Ein Vorschlag ändert weder Status noch Konto. Erst wenn eine berechtigte Person ihn annimmt oder korrigiert, entsteht eine Kontierung.
Welcher Anbieter steckt dahinter?
Für den KI-Vorschlag im Demozugang nutzt Mandaxa die API von OpenAI. Die Verarbeitung findet außerhalb der EU statt. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet.
Kann ich die KI komplett ausschalten?
Ja. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet, und sie lässt sich je Kanzlei sperren. Texterkennung, Kontierungsregeln, die Kontierung mit Ihrer Kontenliste, Stapel und Export funktionieren ohne sie.
Was kostet ein KI-Vorschlag?
Die Kosten hängen vom Umfang des Belegtexts ab und werden je Vorgang erfasst. In unseren Messungen mit synthetischen Belegen lagen sie im Bereich von Bruchteilen eines Cents pro Beleg. Ein Tageslimit begrenzt Menge und Kosten.
Lernt Mandaxa aus Korrekturen?
Ja. Jede bestätigte oder korrigierte Kontierung wird als Lernsignal gespeichert – mit Mandant, normalisiertem Lieferanten und Konto, ohne Beträge. Bei späteren Vorschlägen zeigt Mandaxa, ob sie zu diesen Entscheidungen passen. An die externe KI im Demozugang werden Lernsignale und Regeln nicht übertragen.
KI im eigenen Fall beurteilen
Auf Anfrage richten wir Ihnen einen eigenen Demozugang ein – KI-Vorschläge an synthetischen Beispielbelegen selbst ausprobieren, mit Konfidenz, Quelle und menschlicher Freigabe.