Dokumentanforderungen
Die Kanzlei fordert konkret an – „Kontoauszüge August“, mit Frist. Der Mandant sieht die Anforderung mit Status, nicht als Satz in einer Mail.
Zusammenarbeit
Nachfassen ist keine Dienstleistung – es ist ein Symptom
Wenn eine Kanzlei viel Zeit mit Erinnerungsmails verbringt, liegt das selten an unwilligen Mandanten. Meist ist nur nirgends verbindlich festgehalten, was bis wann gebraucht wird.
- Anforderungen mit Frist statt Bitten im Fließtext
- Rückfragen hängen am Beleg, nicht im Postfach
- Der Mandant sieht selbst, was noch offen ist
Drei Kanäle, keine Verbindlichkeit
Die übliche Lage: Belege kommen per Mail, Rückfragen laufen per Telefon, Erinnerungen per Mail hinterher. Nach zwei Wochen weiß niemand mehr sicher, ob die Kontoauszüge für August angefordert wurden, ob der Mandant geantwortet hat und wer zuletzt am Zug war.
Das Problem ist nicht der Kanal, sondern die fehlende gemeinsame Liste. Solange „offen“ nur im Kopf einer Person existiert, muss diese Person nachfassen – und das ist die teuerste Art, eine Frist zu halten.
Womit Mandaxa arbeitet
Portal statt Anhänge
Der Mandant lädt im Portal hoch, als PDF oder Foto, ohne Installation und ohne Größenbegrenzung eines Postfachs.
Status je Unterlage
Eingegangen, in Bearbeitung, erledigt oder Rückfrage nötig – dieselbe Information für beide Seiten, in der Sprache des Mandanten.
Rückfragen am Beleg
Eine Rückfrage hängt an dem Beleg, um den es geht. Wer sie später aufruft, sieht Frage, Antwort und Beleg an einer Stelle.
Getrennte Sicht
Der Mandant sieht seine Unterlagen und die Rückfragen dazu – nicht die interne Kontierung, nicht die Notizen der Kanzlei.
Eigener Zugang
Jeder Mandant hat einen eigenen Zugang. Es gibt keinen geteilten Link und kein Passwort, das herumgereicht wird.
Sprache
Mandanten sehen andere Wörter als die Kanzlei
Intern hat ein Beleg sechs Status: hochgeladen, in Prüfung, erkannt, kontiert, exportbereit, zurückgewiesen. Das ist für die Kanzlei genau richtig – und für einen Mandanten unbrauchbar.
Deshalb zeigt das Portal eine eigene, kürzere Sprache: eingegangen, in Bearbeitung, erledigt, Rückfrage nötig. Derselbe Beleg, dieselbe Wahrheit, andere Auflösung. Ein Mandant soll nicht lernen müssen, was „kontiert“ bedeutet.
- Vier Zustände für den Mandanten statt sechs interner Status
- Keine Kontierung, keine Konten, keine internen Hinweise im Portal
- „Rückfrage nötig“ statt „zurückgewiesen“
Grenzen
Was das Portal nicht leistet
- Es ist kein Chat. Rückfragen sind an einen Beleg oder eine Anforderung gebunden. Für freie Konversation ist Mandaxa nicht gedacht – das bleibt bei Telefon und E-Mail.
- Es erinnert nicht von allein an alles. Fristen und offene Anforderungen sind sichtbar. Ob und wie Sie darüber hinaus erinnern, entscheidet Ihre Kanzlei.
- Es zwingt niemanden. Ein Mandant, der lieber Papier bringt, bringt weiter Papier. Dann lädt die Kanzlei hoch – der Prozess funktioniert, nur ohne den Zeitgewinn beim Eingang.
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit
Brauchen Mandanten eine App?
Nein. Das Portal läuft im Browser, auch auf dem Telefon. Ein Foto einer Rechnung lässt sich direkt hochladen.
Sehen Mandanten unsere Kontierung?
Nein. Der Mandant sieht seine Unterlagen und deren Bearbeitungsstand. Konten, Buchungen und interne Notizen bleiben in der Kanzlei.
Können mehrere Personen eines Mandanten Zugang haben?
Zugänge vergeben Sie je Person. Wie viele es bei einem Mandanten sind, entscheiden Sie – geteilte Zugangsdaten sind ausdrücklich nicht vorgesehen.
Was passiert mit Mandanten, die nicht mitmachen?
Für die ändert sich nichts. Die Kanzlei lädt deren Belege selbst hoch; der weitere Weg ist identisch.
Sehen Sie beide Seiten nebeneinander
In der Demo zeigen wir dieselbe Anforderung einmal aus Sicht der Kanzlei und einmal aus Sicht des Mandanten – das macht den Unterschied am schnellsten deutlich.