Betrieb in Deutschland
Anwendung und Datenbank laufen auf einem eigenen Server in Nürnberg. Die Verbindung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt.
Sicherheit
Kanzleidaten gehören in die Kanzlei
Mandaxa verarbeitet Unterlagen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Deshalb beschreiben wir hier konkret, wo die Daten liegen, wer sie sehen kann und was bei der optionalen KI passiert.
Technische Grundlagen
Rollen und Mandantentrennung
Kanzlei-Admin, Steuerberater, Mitarbeitende und Mandanten haben getrennte Rechte. Jede Anfrage prüft die Zugehörigkeit zur Kanzlei serverseitig.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Für Kanzlei-Admins verfügbar, mit Wiederherstellungscodes. Codes werden nur als Hashwert gespeichert und sind genau einmal sichtbar.
Verschlüsselte Felder
Besonders sensible Angaben wie Steuernummer, USt-IdNr. und 2FA-Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert.
Protokollierung
Anmeldungen, Statuswechsel, Kontierungen, Freigaben und Exporte werden festgehalten – ohne Belegtexte in den Protokollen.
Backups
Tägliche Sicherung der Datenbank, zusätzlich verschlüsselte Sicherung außerhalb des Servers. Wiederherstellungen werden regelmäßig getestet.
Optionale KI
Was beim Kontierungsvorschlag übertragen wird
Die KI-gestützte Kontierung ist abschaltbar und beginnt erst nach ausdrücklicher Einwilligung des Kanzlei-Admins. Der Anbieter wird im Einwilligungstext benannt, der Widerruf wirkt sofort.
- Übertragen: gekürzter Belegtext, Kopfdaten, Ihre Kontenliste – nie die Belegdatei
- Vorher geschwärzt: E-Mail, Telefon, IBAN, USt-IdNr., Steuernummer, bezeichnete Namen, soweit technisch erkennbar
- Nicht garantiert: Anschriften und unbezeichnete Namen erkennt die Schwärzung nicht zuverlässig
- Jederzeit möglich: erkannten Text löschen, Einwilligung widerrufen, Funktion je Kanzlei sperren
Was wir nicht behaupten
- Keine Zertifikate. Mandaxa ist nicht ISO-zertifiziert und trägt kein Prüfsiegel. Wo wir Sicherheit beschreiben, meinen wir umgesetzte Technik.
- Keine Rechtsberatung. Ob Ihre Kanzlei eine Auftragsverarbeitung, eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine Verfahrensdokumentation braucht, klären Sie mit Ihrer eigenen Rechtsberatung.
- Keine Datenweitergabe zu Werbezwecken. Mandaxa gibt Kanzlei- oder Mandantendaten nicht zu Werbe- oder Analysezwecken weiter.
- Kein Tracking auf dieser Website. Diese Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Dienste ein und braucht deshalb kein Einwilligungsbanner.
Häufige Fragen
Wer kann auf unsere Kanzleidaten zugreifen?
Nur Benutzer Ihrer Kanzlei im Rahmen ihrer Rolle. Die Plattformverwaltung des Betreibers ist von den Fachdaten getrennt; sie kann Kanzleien anlegen und Pakete verwalten, aber nicht in Mandanten- und Belegdaten arbeiten.
Was passiert bei einem Serverausfall?
Es gibt tägliche Datenbanksicherungen und zusätzlich verschlüsselte Sicherungen außerhalb des Servers. Wiederherstellungen werden regelmäßig in einer isolierten Umgebung getestet.
Können wir Mandaxa ohne externe KI nutzen?
Ja. Ohne Einwilligung findet keine Übertragung an einen KI-Anbieter statt. Belegverarbeitung, Regeln, manuelle Kontierung und DATEV-Format-Export funktionieren vollständig ohne KI.
Wie lange werden Daten aufbewahrt?
Kanzlei- und Mandantendaten bleiben bestehen, solange die Kanzlei sie führt. Gelöschte Dokumente werden zunächst markiert, damit versehentliches Löschen rückgängig gemacht werden kann. Aufbewahrungsfristen legen Sie als Kanzlei fest.
Fragen zu Datenschutz und Betrieb?
Wir beantworten sie konkret – auch die unangenehmen zur KI und zum DATEV-Format.