Name und Schreibvarianten
Der geführte Name plus beliebig viele Varianten. Mandaxa gleicht den Lieferanten des Belegs gegen alle davon ab.
Kreditoren
Ein Lieferant, ein Konto – auch wenn er sich jedes Mal anders schreibt
„Müller GmbH“, „Mueller GmbH“, „Müller Gesellschaft mbH“ – für Ihre Buchhaltung ist das derselbe Kreditor. Mandaxa hält die Schreibvarianten zusammen und schlägt dasselbe Gegenkonto vor.
- Kreditorennummer der Kanzlei, optional getrennt von der DATEV-Kreditorennummer
- Beliebig viele Schreibvarianten je Lieferant
- Standard-Gegenkonto je Kreditor als Ausgangspunkt für den Vorschlag
Dubletten kosten keine Minuten, sondern Stunden
Derselbe Lieferant unter zwei Kreditorennummern ist ein Fehler, der sich still fortpflanzt. Die Summe stimmt weiter, die Offene-Posten-Liste nicht mehr. Wer das im Jahresabschluss auflöst, sucht nicht einen Beleg, sondern zwölf Monate.
Die Ursache ist fast nie Nachlässigkeit, sondern die Schreibweise: Ein Beleg nennt die Rechtsform, der nächste nicht, der dritte schreibt den Umlaut aus. Deshalb arbeitet Mandaxa nicht mit dem Namen, wie er auf dem Beleg steht, sondern mit einem normalisierten Suchnamen und den Schreibvarianten, die Sie dazu hinterlegen.
Was zu einem Kreditor gehört
Kreditorennummer
Die interne Nummer Ihrer Kanzlei. Zusätzlich lässt sich eine abweichende DATEV-Kreditorennummer pflegen, falls Ihr Bestand eine andere Systematik hat.
Standard-Gegenkonto
Das Konto, das bei Eingangsrechnungen dieses Lieferanten üblicherweise als Gegenkonto dient – der Ausgangspunkt jedes Vorschlags.
Kanzlei oder Mandant
Ein Kreditor gilt kanzleiweit oder nur für einen Mandanten. Der Telekommunikationsanbieter kanzleiweit, der örtliche Handwerker beim einzelnen Mandanten.
Aktiv oder inaktiv
Kreditoren werden nicht gelöscht, sondern inaktiv gesetzt. Damit bleiben alte Buchungen zuordenbar, ohne dass der Stamm weiter wächst.
Protokolliert
Anlegen und Ändern eines Kreditors stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.
Zusammenspiel
Der Kreditor liefert das Gegenkonto, die Regel das Aufwandskonto
Bei einer Eingangsrechnung braucht eine Buchung zwei Seiten. Das Gegenkonto kommt aus dem Kreditorenstamm – es hängt am Lieferanten. Das Aufwandskonto hängt daran, worum es geht, und kommt aus Ihren Kontierungsregeln oder aus einer früheren Entscheidung.
Deshalb ersetzt der Kreditorenstamm die Regeln nicht, sondern arbeitet mit ihnen zusammen. Wer beides gepflegt hat, bekommt einen Vorschlag, der auf beiden Seiten stimmt.
- Kreditor gefunden → Gegenkonto steht
- Regel greift → Aufwandskonto steht
- Beides zusammen → vollständiger Vorschlag zur Prüfung
Grenzen
Was der Kreditorenstamm nicht leistet
- Er legt keine Kreditoren selbst an. Findet Mandaxa zu einem Lieferanten keinen Kreditor, wird das angezeigt. Angelegt wird er von einem Menschen – sonst entstünde genau die Dublettenflut, die der Stamm verhindern soll.
- Er prüft die DATEV-Nummernkreise nicht. Ob Ihre Kreditorennummern zum Nummernkreis und zur Sachkontenlänge des Mandanten passen, weiß Ihr Buchhaltungssystem. Mandaxa übernimmt, was Sie hinterlegen.
- Er führt keine Stammdaten des Lieferanten. Anschrift, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen gehören nicht in den Kreditorenstamm von Mandaxa. Hier steht nur, was für die Zuordnung und die Buchung gebraucht wird.
Häufige Fragen zu Kreditoren
Können wir unsere bestehende Kreditorenliste übernehmen?
Die Kreditoren legen Sie in Mandaxa an oder pflegen sie beim ersten Beleg des jeweiligen Lieferanten. Ein automatischer Import aus einem Fremdsystem ist nicht Bestandteil des Produkts; besprechen Sie den Umfang Ihres Bestands am besten im Onboarding.
Was passiert bei einem Lieferanten, den es nur einmal gibt?
Für einen einmaligen Lieferanten müssen Sie keinen Kreditor anlegen. Sie kontieren den Beleg manuell; das Gegenkonto wählen Sie direkt.
Gilt ein Kreditor für alle Mandanten?
Wenn Sie ihn kanzleiweit anlegen, ja. Ein Kreditor mit Mandantenbezug gilt nur dort – nützlich, wenn zwei Mandanten denselben Lieferanten unterschiedlich behandeln.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditorennummer und DATEV-Kreditorennummer?
Die erste ist Ihre interne Ordnungsnummer in Mandaxa. Die zweite ist optional und dafür gedacht, dass die Nummer im Export zu Ihrem vorhandenen Bestand passt, falls beide auseinanderlaufen.
Bringen Sie Ihre häufigsten Lieferanten mit
In der Demo legen wir gemeinsam zwei, drei typische Kreditoren an und zeigen, wie sich der Vorschlag danach ändert.