Name und Schreibvarianten
Der geführte Name plus beliebig viele Varianten. Mandaxa gleicht den Lieferanten des Belegs gegen alle davon ab.
Kreditoren
Ein Lieferant, ein Konto – auch wenn er sich jedes Mal anders schreibt
„Müller GmbH“, „Mueller GmbH“, „Müller Gesellschaft mbH“ – für Ihre Buchhaltung ist das derselbe Kreditor. Mandaxa hält die Schreibvarianten zusammen und schlägt am Beleg denselben Kreditor vor – zugeordnet wird von Ihrem Team.
- Kreditorennummer der Kanzlei, optional getrennt von der DATEV-Kreditorennummer
- Beliebig viele Schreibvarianten je Lieferant
- Kreditor-Vorschlag zum Lieferanten des Belegs – über Name, Schreibvariante oder Teiltreffer
Dubletten kosten keine Minuten, sondern Stunden
Derselbe Lieferant unter zwei Kreditorennummern ist ein Fehler, der sich still fortpflanzt. Die Summe stimmt weiter, die Offene-Posten-Liste nicht mehr. Wer das im Jahresabschluss auflöst, sucht nicht einen Beleg, sondern zwölf Monate.
Die Ursache ist fast nie Nachlässigkeit, sondern die Schreibweise: Ein Beleg nennt die Rechtsform, der nächste nicht, der dritte schreibt den Umlaut aus. Deshalb arbeitet Mandaxa nicht mit dem Namen, wie er auf dem Beleg steht, sondern mit einem normalisierten Suchnamen und den Schreibvarianten, die Sie dazu hinterlegen.
Was zu einem Kreditor gehört
Kreditorennummer
Die interne Nummer Ihrer Kanzlei. Zusätzlich lässt sich eine abweichende DATEV-Kreditorennummer pflegen, falls Ihr Bestand eine andere Systematik hat.
Standard-Gegenkonto
Je Kreditor lässt sich ein Standard-Gegenkonto hinterlegen und in der Kreditorenliste sehen. In Buchungsvorschläge fließt es nicht ein – das Gegenkonto kommt aus der Buchung oder aus der DATEV-Zuordnung des Mandanten.
Kanzlei oder Mandant
Ein Kreditor gilt kanzleiweit oder nur für einen Mandanten. Der Telekommunikationsanbieter kanzleiweit, der örtliche Handwerker beim einzelnen Mandanten.
Aktiv oder inaktiv
Kreditoren werden nicht gelöscht, sondern inaktiv gesetzt. Damit bleiben alte Buchungen zuordenbar, ohne dass der Stamm weiter wächst.
Protokolliert
Anlegen und Ändern eines Kreditors stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.
Zusammenspiel
Kreditor und Aufwandskonto – zwei Seiten einer Buchung
Bei einer Eingangsrechnung braucht eine Buchung zwei Seiten. Der Kreditor hängt am Lieferanten: Mandaxa schlägt ihn anhand von Name und Schreibvarianten vor, und ist eine DATEV-Kreditorennummer hinterlegt, steht sie im Export im DATEV-Format als Gegenkonto der Buchung.
Das Aufwandskonto hängt daran, worum es geht. Ihr Team kontiert es mit der Kontenliste der Kanzlei; im Demozugang schlägt die KI es vor, und Ihre Kontierungsregeln zeigen, ob der Vorschlag passt.
- Kreditor erkannt → aus den Treffern auswählen
- DATEV-Kreditorennummer hinterlegt → Gegenkonto im Export
- Aufwandskonto → Ihr Team, im Demozugang mit KI-Vorschlag
Grenzen
Was der Kreditorenstamm nicht leistet
- Er legt keine Kreditoren selbst an. Findet Mandaxa zu einem Lieferanten keinen Kreditor, wird das angezeigt. Angelegt wird er von einem Menschen – sonst entstünde genau die Dublettenflut, die der Stamm verhindern soll.
- Er prüft die DATEV-Nummernkreise nicht. Ob Ihre Kreditorennummern zum Nummernkreis und zur Sachkontenlänge des Mandanten passen, weiß Ihr Buchhaltungssystem. Mandaxa übernimmt, was Sie hinterlegen.
- Er führt keine Stammdaten des Lieferanten. Anschrift, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen gehören nicht in den Kreditorenstamm von Mandaxa. Hier steht nur, was für die Zuordnung und die Buchung gebraucht wird.
Häufige Fragen zu Kreditoren
Können wir unsere bestehende Kreditorenliste übernehmen?
Die Kreditoren legen Sie in Mandaxa an oder pflegen sie beim ersten Beleg des jeweiligen Lieferanten. Ein automatischer Import aus einem Fremdsystem ist nicht Bestandteil des Produkts; besprechen Sie den Umfang Ihres Bestands am besten im Onboarding.
Was passiert bei einem Lieferanten, den es nur einmal gibt?
Für einen einmaligen Lieferanten müssen Sie keinen Kreditor anlegen. Sie kontieren den Beleg selbst; das Gegenkonto kommt dann aus der DATEV-Zuordnung des Mandanten.
Gilt ein Kreditor für alle Mandanten?
Wenn Sie ihn kanzleiweit anlegen, ja. Ein Kreditor mit Mandantenbezug gilt nur dort – nützlich, wenn zwei Mandanten denselben Lieferanten unterschiedlich behandeln.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditorennummer und DATEV-Kreditorennummer?
Die erste ist Ihre interne Ordnungsnummer in Mandaxa. Die zweite ist optional – ist sie hinterlegt, steht sie im Export im DATEV-Format als Gegenkonto (Personenkonto) der Buchung.
Bringen Sie Ihre häufigsten Lieferanten mit
In der Demo legen wir gemeinsam zwei, drei typische Kreditoren an und zeigen, wie Mandaxa sie beim nächsten Beleg vorschlägt.