Ein Ort für Belege
Mandanten laden im Portal hoch, statt zu mailen. Sie sehen, was offen ist, und müssen seltener nachfassen.
Für kleine Kanzleien
Ordnung im Belegweg, ohne ein Digitalisierungsprojekt daraus zu machen
In einer Kanzlei mit zwei bis zehn Personen macht niemand nebenbei Projektleitung. Deshalb geht es hier nicht um eine Einführung in Phasen, sondern um die Frage, was sich ab dem ersten Monat rechnet.
- Ein Belegweg statt E-Mail, WhatsApp und Schuhkarton
- Keine eigene IT nötig – Browser reicht, Betrieb liegt bei uns
- Start mit einem Mandanten, nicht mit allen gleichzeitig
Das Problem ist selten die Buchhaltung
Kleine Kanzleien arbeiten fachlich meist sehr sauber. Was Zeit frisst, ist das Drumherum: der Mandant, der Belege als Foto per Messenger schickt. Die Rechnung, die zweimal kommt und einmal fehlt. Die Rückfrage, die in einem E-Mail-Verlauf verschwindet. Und die Woche vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung, in der alles gleichzeitig passiert.
Genau dort setzt Mandaxa an – nicht bei der Buchung selbst, sondern bei allem, was davor liegt.
Was sich in einer kleinen Kanzlei zuerst lohnt
Dubletten fallen weg
Dieselbe Datei zweimal hochgeladen wird erkannt und abgelehnt. Das klingt klein und spart in der Praxis regelmäßig Suchzeit.
Wiederkehrende Belege
Für Lieferanten, die jeden Monat kommen, legen Sie eine Regel an. Ab dann steht der Kontovorschlag schon da – prüfen müssen Sie ihn trotzdem.
Rückfragen am Beleg
Eine Rückfrage hängt am Beleg, nicht im Postfach. Wer später nachsieht, findet Frage und Antwort an derselben Stelle.
Ein Zeitraum, ein Stapel
Am Monatsende sehen Sie, was fertig ist und was fehlt, statt es aus mehreren Listen zusammenzusuchen.
Betrieb ohne eigene IT
Kein Server im Flur, keine Updates am Wochenende. Sicherungen und Betrieb laufen bei uns.
Passt Mandaxa zu Ihrer Kanzlei?
| Situation | Einschätzung |
|---|---|
| Belege kommen per Mail, Messenger und Papier durcheinander | Dafür ist Mandaxa gebaut |
| Sie wollen den Belegweg mit Mandanten vereinheitlichen | Passt – das Portal ist der Kern |
| Sie buchen selbst und wollen die Vorbereitung ordnen | Passt – Mandaxa bereitet vor, gebucht wird bei Ihnen |
| Sie suchen ein Buchhaltungssystem als Ersatz | Passt nicht – Mandaxa ersetzt Ihre Buchhaltung nicht |
| Sie brauchen Lohnabrechnung oder Jahresabschlusserstellung | Passt nicht – das ist nicht Gegenstand von Mandaxa |
| Sie wollen Belege ohne eigene Prüfung gebucht bekommen | Passt nicht – jede Buchung braucht eine menschliche Freigabe |
Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie uns. Eine ehrliche Absage ist schneller als eine Einführung, die nicht trägt.
Ein realistischer Start in vier Schritten
Einen Mandanten auswählen
Am besten einen mit regelmäßigem, überschaubarem Belegaufkommen – nicht den schwierigsten und nicht den größten.
Kontenliste importieren
Ihre Konten kommen aus der Summen- und Saldenliste. Konten, die Sie nicht brauchen, schalten Sie ab.
Drei Regeln anlegen
Für die drei Lieferanten, die jeden Monat auftauchen. Mehr braucht es am Anfang nicht; der Rest wächst mit.
Den Mandanten ins Portal holen
Erst wenn der interne Ablauf sitzt. Ein Mandant, der ein unfertiges Portal sieht, kommt nur einmal.
Häufige Fragen kleiner Kanzleien
Lohnt sich das bei wenigen Mandanten überhaupt?
Das hängt weniger an der Zahl der Mandanten als am Belegaufkommen und daran, wie chaotisch der Eingang heute ist. Bei drei Mandanten mit je fünf Belegen im Monat wahrscheinlich nicht. Bei zwanzig Mandanten mit laufenden Eingangsrechnungen schon.
Müssen alle Mandanten mitmachen?
Nein. Sie können einzelne Mandanten ins Portal holen und die übrigen weiter wie bisher bedienen. Belege lassen sich auch ohne Portal in der Kanzlei hochladen.
Wie viel Einarbeitung ist nötig?
Die Oberfläche folgt dem Belegweg, den Sie ohnehin kennen. Die Zeit geht eher in die Vorbereitung – Kontenliste, Rollen, die ersten Regeln. Genau dafür gibt es das Onboarding.
Brauchen wir eine eigene DATEV-Lizenz?
Für den Import der erzeugten Datei ja. Mandaxa erzeugt die Datei im DATEV-Format; eingelesen wird sie in Ihrer Umgebung.
Eine halbe Stunde, ein ehrliches Ergebnis
Erzählen Sie uns, wie Belege heute bei Ihnen ankommen. Wir zeigen Mandaxa an synthetischen Daten und sagen Ihnen, ob sich der Aufwand für Ihre Kanzleigröße lohnt.