Festschreibung: Was sie bedeutet und wann sie greift

Festschreibung bedeutet, dass die Buchungen eines Buchungsstapels nach der Prüfung eingefroren werden. Ab diesem Zeitpunkt wird eine Buchung nicht mehr verändert oder gelöscht; eine Berichtigung läuft über einen eigenen Korrekturbeleg.

Warum das wichtig ist

• Nachvollziehbarkeit: Ein exportierter Stapel und der Datenbestand bleiben deckungsgleich. Wer nachträglich ändert, verliert diese Übereinstimmung.
• Klare Verantwortung: Die Freigabe ist damit ein bewusster Schritt und kein Zwischenstand.
• Praxis: Fällt ein Fehler nach der Festschreibung auf, entsteht eine neue Buchung mit Bezug auf den ursprünglichen Beleg – nicht ein stilles Überschreiben.

Typische Reihenfolge

1. Buchungen eines Zeitraums werden geprüft und freigegeben.
2. Der Stapel wird gebildet und festgeschrieben.
3. Die Datei wird erzeugt und in die Finanzbuchhaltung importiert.
4. Spätere Korrekturen laufen über einen zusätzlichen Beleg, nicht über eine Änderung der alten Buchung.

Wer diese Reihenfolge einhält, kann jederzeit erklären, welche Datei zu welchem Datenstand gehört. Wird dagegen nachträglich geändert, stimmen exportierte Datei und Datenbestand nicht mehr überein – das fällt meist erst bei der nächsten Abstimmung auf und kostet dann deutlich mehr Zeit.

In Mandaxa wird ein Stapel vor dem Export im DATEV-Format festgeschrieben; Änderungs- und Stornoversuche an festgeschriebenen Buchungen werden abgelehnt.