Glossar
Buchungsstapel: Was ist das im DATEV-Format?
Eine Datei im DATEV-Format, die Buchungssätze aus einem Vorsystem an die Finanzbuchhaltung übergibt.
Ein Buchungsstapel ist im DATEV-Format eine Datei, die mehrere Buchungssätze gemeinsam an die Finanzbuchhaltung übergibt. Er wird zum Beispiel aus einem Belegportal, einer Faktura oder einem Kassensystem erzeugt und in der Buchhaltungssoftware importiert.
Aufbau in Kürze
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Kopfzeile | 31 Felder, beginnt mit EXTF, enthält u. a. Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge |
| Überschriften | 125 Feldnamen |
| Buchungszeilen | je Buchung 125 Felder, davon fünf Mussfelder: Umsatz, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto, Belegdatum |
Wichtig: Beträge stehen im Buchungsstapel immer positiv; ob gebucht oder gutgeschrieben wird, entscheidet das Soll/Haben-Kennzeichen. Die Datei ist in ISO-8859-1 kodiert (Unicode nur mit BOM), Textfelder stehen in Anführungszeichen.
Wer damit arbeitet
In der Kanzlei entsteht ein Buchungsstapel typischerweise am Ende der Belegbearbeitung: Alle geprüften und freigegebenen Buchungen eines Zeitraums werden gebündelt und als Datei an die Finanzbuchhaltung übergeben. Dort wird sie importiert; erst danach entstehen die eigentlichen Buchungen im Rechnungswesen. Dazwischen liegt immer ein menschlicher Schritt – ein Stapel wird nicht automatisch verbucht.
Ein Stapel wird üblicherweise nach der Prüfung festgeschrieben: Danach werden Buchungen nicht mehr verändert, sondern über eine Korrekturbuchung berichtigt.
Einzelheiten zu Pflichtfeldern, Zeichensatz, BU-Schlüssel und typischen Importfehlern stehen im Ratgeber DATEV-Buchungsstapel (EXTF).